18. Hodnocení nabídek

Při hodnocení nabídek v rámci procesu výběru je nutné vycházet z analýzy stavu a potřeb knihovny. Vždy záleží na finančních možnostech knihovny a dalších okolnostech. S ohledem na tyto možnosti a okolnosti je třeba velmi pečlivě zvážit, kterým kritériím dát větší váhu (např. nejnižší ceně nebo nejlépe splněným technickým požadavkům). Kritéria hodnocení by měla být uvedena v poptávkovém dokumentu.

Výsledky bodování jednotlivých nabídek doporučujeme zapisovat do tabulky.
Knihovny, které mají povinnost vypsat výběrové řízení na základě zákona, se zákonem musí řídit i v otázce stanovení hodnoticích kritérií. Pokud knihovna získá peníze z dotačního programu, je nutné řídit se podmínkami tohoto programu. Mezi podmínky může patřit vypsání výběrového řízení; mohou také být přímo stanovena hodnoticí kritéria.

18.1 Příklady hodnoticích kritérií

Mezi hodnoticí kritéria může patřit např.:

splnění požadavků na funkcionalitu knihovního softwaru;

míra využití stávající sítě a infrastruktury knihovny;

schopnost dodavatele implementovat hardware a software a zajistit požadovanou/deklarovanou technickou asistenci a podporu (včetně rychlosti zajištění);

potenciál pro nárůst fondu a čtenářů a pro další rozvoj vzhledem k technologickým inovacím;

celková cena, včetně údržby hardwaru a softwaru pro následujících pět let provozu;

zkušenost dodavatele s implementací ve srovnatelných institucích;

počet úspěšných implementací dodavatele;

finanční stabilita a historie dodavatele1) WEBBER, Desiree a Andrew PETERS. Integrated library systems: planning, selecting, and implementing. Santa Barbara: Libraries Unlimited, 2010. xii, s. 151–152. ISBN 978-1-59158-897-9. ;

zkušenosti s přechodem ze softwaru, který knihovna aktuálně používá;

míra využití standardně dostupného hardwaru, operačního systému a běžné podoby dodávaného knihovního softwaru (bez nutnosti nestandardních úprav a zásahů);

míra využití moderních přístupů a technologií, stav daného softwarového řešení vzhledem k moderním trendům a formám komunikace (např. využitelnost nezávisle na platformě, responzivní design či přístupnost pro uživatele s handicapem).

Žádný knihovní software obvykle neobsahuje všechny požadované funkce v požadovaném rozsahu. Rovněž postupy pro jednotlivé činnosti a procesy se mohou lišit od toho, na co jsou pracovníci knihovny zvyklí. Některé z výše uvedených „nedostatků“ softwaru však v určitých případech mohou být přínosem a mohou vést k tomu, že knihovna přehodnotí své stávající postupy a zjistí, že existují postupy jiné, které jsou stejně efektivní (nebo v některých případech dokonce efektivnější). Buďte při hodnocení nabídek obezřetní, ale zároveň i otevření novým možnostem. Bez tohoto přístupu by knihovny nemohly zkoušet a využívat nové technologie a rozvíjet nové služby pro své čtenáře.

18.2 Příklady využití stanovených kritérií pro hodnocení

18.2.1 Hodnocení na základě váhy

Dvěma základními kritérii jsou cena a technické řešení. Pokud knihovna preferuje nabídku s nejnižší cenou, mohou být váhy nastaveny např. takto:

splnění technických požadavků: 40 %;

cenová nabídka: 60 %.

Pokud knihovna preferuje splnění technických požadavků, může být tento poměr opačný.

Dalšími kritérii mohou být např. finanční historie dodavatele a doporučení knihoven. Webberová a Peters1) uvádí ve vzorovém poptávkovém dokumentu následující hodnocení:

splnění specifikovaných požadavků na technické funkce a podporu: 50 %;

cena navrženého řešení: 25 %;

doporučení dalších knihoven, finanční stabilita a historie dodavatele řešení: 15 %;

finanční historie dodavatele a jeho zákazníci: 10 %.

18.2.2 Hodnocení míry splněných požadavků vzhledem k ceně řešení

Tento způsob vyžaduje přesný výčet funkčních a dalších požadavků, obvykle formou víceúrovňového číslovaného seznamu2) Např.:
2. Požadavky na online katalog
2.1 Obecné požadavky
2.1.1 Uživatel musí mít možnost volit mezi základním a pokročilým vyhledáváním
2.1.2 Uživatel musí mít možnost procházet katalog podle autorů, názvů a předmětových hesel
2.1.3 …
2.2 Čtenářské konto
2.2.1 Po přihlášení do čtenářského konta musí uživatel mít možnost prodlužovat výpůjčky
2.2.2 … . Hodnotí se celková míra splnění požadavků, lze hodnotit také míru splnění jednotlivých požadavků (vyjádřenou např. stupnicí: dostupné, připravuje se, nedostupné). Splnění požadavků je vyhodnoceno v poměru k požadované ceně řešení.

Míru splnění lze vyjádřit v bodech nebo v procentech. Některým funkcím a požadavkům lze také přiřadit vyšší koeficient důležitosti.

18.2.3 Další možnosti hodnocení

Další možností je např. bodování jednotlivých stanovených kritérií. Může jít např. o výše uvedená možná kritéria nebo jejich skupiny. Vždy je ale třeba pečlivě zvážit, která kritéria mají přednost a těm pak konečném hodnocení přidělit vyšší váhu. Např. kritérium ceny bude mít vyšší váhu než splnění formálních náležitostí, takže získaný počet bodů vynásobíme přiděleným koeficientem.

Hodnocení softwaru v průběhu procesu získávání informací Bilalová3) BILAL, Dania. Library automation: core concepts and practical systems analysis. 3rd ed. Santa Barbara (CA, USA): Libraries Unlimited, c2014, s. 53–55. ISBN 978-1-59158-922-8. uvádí možný postup hodnocení, který je součástí procesu sběru informací o softwarech (tj. nejde o hodnocení nabídek v rámci výběrového řízení) a provádějí jej členové projektového týmu: z dostupných softwarů vybrat tři až pět vyhovujících; na webových prezentacích jednotlivých firem/softwarů projít deklarované vlastnosti softwaru a reference; získat informace o dodávající firmě, její stabilitě, historii aj.; získat demo verze softwaru; projít demo verzi každého softwaru a porovnat silné a slabé stránky jednotlivých modulů (nejlépe pomocí kontrolního seznamu ve formě tabulky); najít písemné hodnocení daného softwaru; získat informace o daném softwaru prostřednictvím knihoven z okolí; srovnat poznámky členů projektového týmu, prodiskutovat problémy, konfliktní momenty, silné a slabé stránky a pokusit se u každé sporného bodu najít shodu s ostatními členy projektového týmu; pozvat zástupce reprezentující jednotlivé firmy/softwary, aby předvedli software a na základě konsolidovaných poznámek jim klást otázky; po prezentacích softwarů se setkat s dalšími členy projektového týmu a zhodnotit demo verzi, praktickou ukázku softwaru a další získané informace; na základě výsledků tohoto hodnocení zvolit preferovaný software.

Doporučené zdroje Inspirujte se příkladem hodnoticí tabulky na stránkách agentury CzechInvest.