Hodnocení nabídek

Při hodnocení nabídek v rámci procesu výběru nebo při výběrovém řízení je nutné vycházet z analýzy stavu a potřeb knihovny. Vždy záleží na finančních možnostech knihovny a dalších okolnostech. S ohledem na tyto možnosti a okolnosti je potřeba velmi dobře zvážit, kterým kritériím dát větší váhu (např. nejnižší ceně, nejlépe splněným technickým požadavkům apod.). Kritéria hodnocení by měla být uvedena v poptávkovém dokumentu.

Výsledky bodování jednotlivých nabídek doporučujeme zapisovat do tabulky.
Knihovny, které mají povinnost vypsat výběrové řízení na základě zákona, se musí řídit zákonem také v otázce stanovení hodnotících kritérií. Pokud knihovna získá peníze z grantového programu, jehož podmínkou je vypsání výběrového řízení, je nutné řídit se podmínkami grantů, které mohou mimo jiné stanovovat hodnotící kritéria.

Příklady hodnotících kritérií

Splnění požadavků na funkcionalitu knihovního softwaru

Míra využití stávající sítě a infrastruktury knihovny

Schopnost dodavatele implementovat hardware a software a zajistit požadovanou/deklarovanou technickou asistenci a podporu (včetně rychlosti zajištění)

Potenciál pro nárůst fondu a čtenářů a pro další rozvoj vzhledem k technologickým inovacím

Celková cena systému, včetně údržby hardwaru a softwaru pro následujících 5 let provozu

Zkušenost dodavatele s implementací ve srovnatelných institucích

Počet úspěšných implementací dodavatele

Finanční stabilita a historie dodavatele1) Webber, Desiree a Peters, Andrew. Integrated library systems: planning, selecting, and implementing. Santa Barbara: Libraries Unlimited, 2010. xii, 183 s. ISBN 978-1-59158-897-9. s. 151-152

Zkušenosti s migrací ze softwaru, který knihovna aktuálně používá

Míra využití standardně dostupného hardwaru, operačního systému a běžné podoby dodávaného knihovního softwaru, bez nutnosti nestandardních úprav a zásahů

Míra využití moderních přístupů a technologií, stav daného softwarového řešení vzhledem k moderním trendům a formám komunikace (např. využitelnost nezávisle na platformě, responzivní design, přístupnost pro uživatele s handicapem apod.)

Žádný knihovní software obvykle neobsahuje všechny požadované funkce v požadovaném rozsahu. Mohou se také lišit dostupné postupy pro jednotlivé činnosti a procesy od toho, na co jsou pracovníci knihovny zvyklí. Některé z výše uvedených „nedostatků“ softwaru však v určitých případech mohou být přínosem a mohou vést k tomu, že knihovna přehodnotí své stávající postupy a zjistí, že existují jiné, stejně efektivní - nebo v některých případech dokonce efektivnější - postupy. Buďte při hodnocení nabídek obezřetní, ale zároveň i otevření novým možnostem - bez tohoto přístupu by knihovny ani jejich čtenáři nemohli zkoušet a využívat nové technologie a rozvíjet nové služby.

Příklady využití stanovených kritérií pro hodnocení

Hodnocení na základě váhy

Dvěma základními kritérii jsou cena a technické řešení. Pokud knihovna preferuje nabídku s nejnižší cenou, mohou být váhy nastaveny např. takto:

Splnění technických požadavků: 40 %

Cenová nabídka: 60 %

Pokud knihovna preferuje splnění technických požadavků, může být tento poměr opačný apod.

Dalšími kritérii mohou být finanční historie dodavatele, reference knihoven apod. Weber1) uvádí ve vzorovém poptávkovém dokumentu následující hodnocení:

Splnění specifikovaných požadavků na technické funkce a podporu: 50%

Cena navrženého řešení: 25%

Reference dalších knihoven, finanční stabilita a historie dodavatele řešení apod.): 15 %

Finanční historie dodavatele a jeho zákazníci: 10 %

Hodnocení míry splněných požadavků vzhledem k ceně řešení

Tento způsob vyžaduje přesný výčet funkčních a dalších požadavků, obvykle formou číslovaného seznamu strukturovaného hierarchicky 2) Např.:
2. Požadavky na online katalog
2.1. Obecné požadavky
2.1.1. Uživatel musí mít možnost volit volit mezi základním a pokročilým vyhledáváním
2.1.2. Uživatel musí mít možnost procházet katalog podle autorů, názvů a předmětových hesel
2.1.3. …
2.2. Čtenářské konto
2.2.1. Po přihlášení do čtenářského konta uživatel možnost prodlužovat výpůjčky
2.2.2 … Hodnotí se celková míra splnění požadavků, lze hodnotit také míru splnění jednotlivých požadavků (vyjádřenou např. stupnicí: dostupné, připravuje se, nedostupné). Splnění požadavků je vyhodnoceno v poměru k požadované ceně řešení.

Míru splnění lze vyjádřit v bodech nebo v procentech, některým funkcím a požadavkům lze také přiřadit vyšší koeficient důležitosti apod.

Další možnosti hodnocení

Další možností je např. bodování jednotlivých stanovených kritérií. Může jít např. o výše uvedená možná kritéria nebo jejich skupiny. Vždy je ale potřeba pečlivě zvážit, která kritéria mají přednost a těm pak konečném hodnocení přidělit vyšší váhu (např. kritérium ceny ceny bude mít vyšší váhu než splnění formálních náležitostí, takže získaný počet bodů vynásobíme přiděleným koeficientem apod.)

Hodnocení softwaru v průběhu procesu získávání informací Dania Bilal3) BILAL, Dania. Library automation: core concepts and practical systems analysis. Third edition. Santa Barbara, California: Libraries Unlimited, an imprint of ABC-CLIO, [2014], ©2014. xxix, 279 stran. ISBN 978-1-59158-922-8. S. 53-55 uvádí možný postup hodnocení, který je součástí procesu sběru informací o softwarech (tj. nejde o hodnocení nabídek v rámci výběrového řízení) a provádí jej členové projektového týmu. Z dostupných softwarů vybrat 3-5 vyhovujících Na webových prezentacích jednotlivých firem/softwaru projít deklarované vlastnosti softwaru a reference Získat informace o dodávající firmě, její stabilitě, historii aj. Získat demo verze softwaru Projít demo verzi každého softwaru a porovnat silné a slabé stránky jednotlivých modulů (nejlépe pomocí kontrolního seznamu ve formě tabulky) Najít písemné hodnocení daného softwaru Získat informace o daném softwaru prostřednictvím knihoven v blízkosti Srovnat poznámky členů projektového týmu, prodiskutovat problémy, konfliktní momenty, silné a slabé stránky a pokusit se u každé sporného bodů najít shodu s ostatními členy projektového týmu. Pozvat zástupce reprezentující jednotlivé firmy/softwary aby předvedli software a na základě konsolidovaných poznámek jim klást otázky Po prezentacích softwarů se setkat s dalšími členy projektového týmu a zhodnotit demo verzi, demonstraci softwaru a další získané informace. Na základě výsledků tohoto hodnocení pak zvolit preferovaný software.
Doporučené zdroje Příklad hodnotící tabulky na stránkách agentury Czechinvest.