13. Osobní spis zaměstnance

Kapitola se zabývá vedením osobního spisu zaměstnance.

Hlavní body kapitoly

Osobní spis zaměstnance

Nezbytné písemnosti

Právo nahlížet do osobního spisu

Soubor materiálů

Klíčová slova

Zaměstnanci, dokumenty, osobní spis.

V souladu se zákoníkem práce může zaměstnavatel vést osobní spis zaměstnance.

Nejedná se o povinnost, ale možnost, přesto se vřele doporučuje tento spis zaměstnance vést.
Obecně smí zaměstnavatel ukládat pouze písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu uvedeném v § 3 zákoníku práce.

Do osobního spisu mohou nahlížet pouze taxativně vyjmenované osoby:

vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni,

orgán inspekce práce,

Úřad práce ČR,

Úřad pro ochranu osobních údajů,

soud,

státní zástupce,

policejní orgán,

Národní bezpečnostní úřad,

zpravodajské služby.

Dále samozřejmě může spis prohlížet samotný zaměstnanec, který má právo činit si z něho výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených, a to vždy na náklady zaměstnavatele.

Za nahlížení do osobního spisu se nepovažuje předložení jednotlivé písemnosti zaměstnavatelem kontrolnímu orgánu, který si tuto písemnost vyžádal v souvislosti s předmětem kontroly.
Osobní spis by měl obsahovat následující materiály v doporučené struktuře (jde o příkladný výčet, nejsou zde uvedeny všechny dokumenty, které mohou v průběhu trvání pracovněprávního vztahu vzniknout):

osobní údaje a předpoklady pro výkon práce: žádost uchazeče o zaměstnání, potvrzení o zaměstnání (zápočtový list) od předcházejícího zaměstnavatele, pracovní posudek od předcházejícího zaměstnavatele, osobní dotazník, životopis, fotokopie dokladu o dosaženém vzdělání, doklady o dalším vzdělání, doklady o dosažené kvalifikaci, lékařské posudky vydané poskytovatelem pracovnělékařských služeb, změny v osobních údajích,

smlouvy: pracovní smlouva a její dodatky, změny, dohoda o odpovědnosti za svěřené hodnoty, dohoda o odpovědnosti za ztrátu svěřených věcí, dohoda o pracovní činnosti, dohoda o provedení práce, dohody o srážkách ze mzdy, kvalifikační dohody, konkurenční doložka,

práce a chování: informace o obsahu pracovního poměru, pracovní náplň a její změny, doklad o seznámení zaměstnance s vnitřními předpisy a pracovním řádem, doklady o absolvovaných školeních, hodnocení zaměstnance, převedení a přeložení, změna pracovního zařazení, upozornění na nedostatky v práci, stížnosti zaměstnance a jejich vyřízení, výzva k odstranění neuspokojivých pracovních výsledků, upozornění na možnost výpovědi pro soustavné méně závažné porušování povinností vyplývajících z právních předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práci, souhlas zaměstnavatele s výkonem vedlejší výdělečné činnosti zaměstnance,

příjmy a požitky: platový výměr, žádost zaměstnance o zasílání platu na účet, mzdové listy, rozhodnutí o srážkách ze mzdy, doklady o složkách mzdy nebo platu a provedených srážkách (výplatní pásky), evidence o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti, evidence vyplacených záloh na plat, evidence odvodů daní z příjmů ze závislé činnosti, evidence odvodů pojistného na zdravotní pojištění a na sociální zabezpečení, evidence jiných pojištění, evidenční list pro důchodové zabezpečení, zápůjčky a finanční výpomoci, dokumenty k nájmu služebního bytu,

pracovní doba: evidence pracovní doby, evidence nepřítomnosti v práci, evidence pracovní neschopnosti, evidence čerpání dovolené, evidence přestávek v práci a bezpečnostních přestávek,

skončení pracovního poměru: dohoda o rozvázání pracovního poměru, výpověď z pracovního poměru, okamžité zrušení pracovního poměru, zrušení pracovního poměru ve zkušební době, potvrzení o zaměstnání, pracovní posudek, oznámení zaměstnance o trvání na dalším zaměstnávání.

Při vedení osobního spisu je nutné vnímat podstatu a cíl osobního spisu, který slouží pouze pro interní potřebu zaměstnavatele a pro řádný výkon práv a povinností v rámci pracovněprávního vztahu. Z tohoto důvodu je nutné, aby zaměstnavatel zajistil ochranu osobních údajů zaměstnance před neoprávněným přístupem nepovolaných osob nebo zneužitím a vedl osobní spis v souladu s GDPR, neboť má postavení správce a zpracovatele osobních údajů.