6. Veřejné zakázky

Kapitola je věnována veřejným zakázkám vás provede cestou obecných pravidel zadávacího a výběrového řízení, seznámíte se s portálem o veřejných zakázkách. Součástí je i posuzování a hodnocení nabídek.

Hlavní body kapitoly

Zadávací řízení

Výběrová řízení

Veřejné zakázky

Podmínky, lhůty

Posuzování a hodnocení nabídek

Klíčová slova

Veřejné zakázky, portál o veřejných zakázkách, výběrové řízení, zadávací dokumentace, konzultanti, lhůty, nabídky, hodnocení, komise.

Veřejné zakázky

Veřejná zakázka je formalizovaný postup směřující k výběru dodavatele. Vybraný dodavatel pro zadavatele poskytne určité dodávky, služby, nebo stavební práce. Zadáním veřejné zakázky se rozumí uzavření úplatné smlouvy mezi zadavatelem a dodavatelem.1) Věstník veřejných zakázek [online]. Praha: Ministerstvo pro místní rozvoj, © 2024 [cit. 2024-01-16]. Dostupné z: https://vvz.nipez.cz/

Záleží na zřizovateli knihovny a směrnicích, které v této oblasti uplatňuje; zřizovatel má obvykle odbor veřejných zakázek, který tuto problematiku řeší.

Zadavatel je povinen zadat veřejnou zakázku v zadávacím řízení v souladu se zákonem č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, nebo ve výběrovém řízení mimo režim zákona.
Podle výše předpokládané hodnoty se veřejné zakázky dělí na:

nadlimitní veřejné zakázky (zadávané v zadávacím řízení),

podlimitní veřejné zakázky (zadávané v zadávacím řízení),

veřejné zakázky malého rozsahu (zadávané ve výběrovém řízení).

Druhy veřejných zakázek

Obr. 10: Druhy veřejných zakázek

Veřejná zakázka nadlimitní a podlimitní

(s předpokládanou hodnotou od 2 mil. Kč bez DPH na dodávky či služby, a s hodnotou od 6 mil. Kč bez DPH na stavební práce)

Výjimky pro podlimitní zakázky

Výjimky pro podlimitní veřejné zakázky. Zadavatel není povinen zadat v zadávacím řízení, mimo jiné, podlimitní veřejnou zakázku (§ 30):

g) jejímž předmětem je nabytí věci nebo souboru věcí do sbírky muzejní povahy, kulturní památky nebo jiného předmětu kulturní hodnoty,

h) na nákup knih a jiných informačních zdrojů do knihovních fondů.

Tento § 30 upravuje výjimky pro podlimitní veřejné zakázky dle písm. a) až l), přičemž pro knihovny se použije právě uvedené písm. g) a h).

Výběrové řízení na automatizovaný knihovní systém

Jde o IT systém (software), který je potřeba soutěžit a nevztahuje se na něj žádná výjimka ze zákona.

Požadavek na automatizovaný knihovní systém (dále jen AKS) se bude lišit u každé knihovny a k přípravě veřejné zakázky na pořízení takového systému je nutné přistupovat individuálně s ohledem na prostředí a možnosti knihovny, v tomto smyslu zadavatele.
Způsob zadání takové veřejné zakázky se může lišit především s ohledem na předpokládanou hodnotou.

Veřejná zakázka malého rozsahu

Veřejnou zakázku malého rozsahu (s předpokládanou hodnotou do 2 mil. Kč bez DPH na dodávky či služby, s předpokládanou hodnotou do 6 mil. Kč bez DPH na stavební práce) – zadávanou mimo režim zákona může zadavatel zadat formou:

přímého zadání (oslovením jednoho dodavatele),

uzavřenou výzvou (oslovením uzavřeného okruhu dodavatelů, min. tři),

otevřenou výzvou (vhodným uveřejněním výzvy k podání nabídky neomezenému okruhu dodavatelů).

V souladu s § 31 zákona, který pojednává o veřejných zakázkách malého rozsahu, je stanoveno, že zadavatel není povinen zadat v zadávacím řízení veřejnou zakázku malého rozsahu, je však povinen dodržet zásady dle § 6 zákona:

zásadu transparentnosti a přiměřenosti,

ve vztahu k dodavatelům zásadu rovného zacházení a zákazu diskriminace.

Zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek.

Fáze veřejné zakázky

příprava zadávacích podmínek (zadávací podmínky zadavatel stanoví v zadávací dokumentaci či ve výzvě k podání nabídky)

zahájení veřejné zakázky (zadavatel odešle/uveřejní oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo uveřejní výzvu k podání nabídky),

běh lhůty pro podání nabídek (zákonná lhůta nebo lhůta stanovená zadavatelem),

otevření nabídek,

posouzení a hodnocení nabídek (zadavatel sepíše zprávu o posouzení a hodnocení nabídek),

výběr dodavatele (zadavatel rozhodne o výběru dodavatele a oznámí výběr dodavatele vhodným způsobem v souladu se zákonem),

zadání veřejné zakázky (podpis smlouvy s vybraným dodavatelem).

Fáze veřejných zakázek

Obr. 11: Fáze veřejných zakázek

Mezi nejdůležitější úkony v rámci veřejné zakázky patří příprava zadávacích podmínek a následné posouzení (a hodnocení) nabídek.

Zadávací podmínky

Zadávací podmínky jsou věcné požadavky zadavatele na průběh zadávacího či výběrového řízení, osobu dodavatele a na předmět plnění smlouvy na veřejnou zakázku.
V § 28 odst. 1 písm. a) zákona jsou zadávací podmínky definovány jako zadavatelem stanovené:

podmínky průběhu zadávacího řízení,

podmínky účasti v zadávacím řízení,

pravidla pro snížení počtu účastníků zadávacího řízení nebo snížení počtu předběžných nabídek nebo řešení,

pravidla pro hodnocení nabídek,

další podmínky pro uzavření smlouvy na veřejnou zakázku podle § 104.

Zadávací dokumentace je formální podobou zadávacích podmínek, tedy dokumentem nebo častěji jejich souborem, ve kterých zadavatel uveřejňuje své zadávací podmínky. Zákon zadávací dokumentaci definuje v § 28 odst. 1 písm. b) jako veškeré písemné dokumenty obsahující zadávací podmínky, sdělované nebo zpřístupňované účastníkům zadávacího či výběrového řízení při zahájení zadávacího řízení, včetně formulářů podle § 212 a výzev uvedených v příloze č. 6 k zákonu.

Zpracování zadávací dokumentace

Dostatečná podrobnost

Zadavatel je podle § 36 povinen poskytnout zadávací podmínky v takové míře podrobnosti, aby umožnil účast dodavatele v zadávacím řízení.

Pojem „účast dodavatele“ je třeba vnímat široce a zahrnout pod něj nejen podání nabídky. Zadávací podmínky musí být poskytnuty v takové míře podrobnosti, aby:

na jejich základě mohla být řádně zpracována jiná podání než jen nabídky,

se na jejich základě dodavatelé mohli rozhodnout, zda se zadávacího řízení mohou účastnit;

se na jejich základě dodavatelé mohli rozhodnout, zda se zadávacího řízení hodlají účastnit;

dodavatelé věděli, jakou nabídku bude zadavatel hodnotit jako výhodnější,

zadavatel mohl z účastníků zadávacího řízení určit vybraného dodavatele,

mohlo dojít k uzavření smlouvy s vybraným dodavatelem.

Zadavatel by měl zpracování zadávací dokumentace věnovat náležitou pozornost.
Platí ale, že požadavek na podrobnost zadávacích podmínek je vztažen k umožnění účasti dodavatelů, ne k sepsání smlouvy. Zadavatel nemusí zadávací podmínky sestavovat tak podrobně, aby součástí nabídky mohl být podepsaný návrh smlouvy. Ve druzích zadávacího řízení obsahujících jednání by to nebylo možné.

Ve všech druzích zadávacího řízení včetně otevřeného řízení ale především platí, že určité části smlouvy mohou být doplňovány i po podání nabídek. Platí totiž, že:

podle § 46 může být nabídka doplněna o údaje, doklady, vzorky nebo modely, které nebudou hodnoceny podle kritérií hodnocení;

podle § 104 odst. 1 si zadavatel může v zadávací dokumentaci vyhradit další součinnost vybraného dodavatele, na základě které může být smlouva finalizována.

Podepsaná smlouva není povinnou součástí nabídek.

Posuzování a hodnocení nabídek

Výběrové řízení na zakázku malého rozsahu

Hodnoticí komise není dle zákona povinná. Může být ustanovena v souladu s interním předpisem zadavatele, přičemž by měla stanovit organizační požadavky na jmenování a činnost komise. Vlastní činnost komise spočívající v posuzování a hodnocení nabídek podaných ve výběrovém řízení je vykonávána v návaznosti na požadavky zadavatele vyjádřené v dokumentaci zakázky. Pravidla popsaná dále v této příručce pro veřejné zakázky zadávané v režimu zákona, tj. v zadávacím řízení, se přiměřeně aplikují i na činnost komise v rámci veřejné zakázky malého rozsahu.

Veřejná zakázka

V souladu s § 42 zákona může zadavatel k provádění úkonů pověřit komisi (zákon dává zadavateli možnost, ale neukládá povinnost).
Úkony hodnoticí komise

V průběhu zadávacího/výběrového řízení zadavatel, respektive hodnoticí komise, vybírá z účastníků zadávacího/výběrového řízení dodavatele na základě:

posouzení splnění podmínek účasti v zadávacím/výběrovém řízení,

hodnocení nabídek.

Zákonem není stanoveno pořadí jednotlivých úkonů pro výběr dodavatele od ukončení otevírání nabídek až do uzavření smlouvy. Zadavatel, případně hodnotící komise, může nejdříve posoudit nabídky, resp. podmínky účasti v řízení, a posléze hodnotit nabídky. Také může nejprve vyhodnotit nabídky a poté posoudit splnění podmínek účasti v řízení, případně může posoudit podmínky v účasti v řízení pouze u nabídky vybraného dodavatele, u něhož ovšem musí posoudit podmínky účasti vždy.

Postup zadavatele či komise při posuzování a hodnocení nabídek nemá konkrétní pořadí, jednotlivé kroky nejsou podmíněny jinými kroky – pouze jsou dána pravidla, co musí nabídka vybraného dodavatele dle zadávací dokumentace splňovat. Záleží na zadavateli (příp. na komisi), v jakém pořadí bude nabídky zpracovávat, posuzovat i hodnotit a jaký zvolí konkrétní postup.

Výstupy těchto činností jsou ve všech případech shodné, resp. se promítnou do konečné jedné Zprávy o hodnocení nabídek a celkové Písemné zprávy zadavatele.

Podmínky účasti v řízení

Pro účast v řízení je důležité:

stanovení kvalifikace a způsobilosti dodavatele,

technické podmínky vymezující předmět veřejné zakázky,

obchodní nebo jiné smluvní podmínky,

zvláštní podmínky plnění veřejné zakázky.

Hodnocení nabídek

To je prováděno podle ekonomické výhodnosti nabídek, a to:

na základě nejvýhodnějšího poměru nabídkové ceny a kvality včetně poměru nákladů životního cyklu a kvality,

na základě nejnižší nabídkové ceny,

na základě nejnižších nákladů životního cyklu.

Hodnocení nabídek

Obr. 12: Hodnocení nabídek

Klíčovým dokumentem hodnocení je Zadávací dokumentace veřejné zakázky, případně Výzva k podání nabídky. Zadavatel musí v zadávací dokumentaci stanovit podmínky účasti a pravidla pro hodnocení nabídek, která zahrnují:

kritéria hodnocení,

metodu vyhodnocení nabídek v jednotlivých kritériích,

váhu nebo jiný matematický vztah mezi kritérii.

Zadávací dokumentace vymezuje jednotlivé podmínky účasti dodavatelů v řízení, zpravidla požadavky na jejich kvalifikaci a hodnoticí kritéria pro vyhodnocení nabídek. Pozornost je nutné věnovat Vysvětlení zadávací dokumentace veřejné zakázky a Změně zadávací dokumentace veřejné zakázky. Tyto dokumenty mohou výrazně modifikovat dílčí pravidla původně upravená v zadávací dokumentaci.

Opomenutím těchto vysvětlení a změn se zadavatel nebo hodnoticí komise může dopustit zásadních nedostatků při posuzování a hodnocení nabídek.
Při posuzování nabídek se zadavatel či hodnoticí komise typicky zaměřuje na posouzení splnění kvalifikace a způsobilosti:

základní způsobilost,

profesní způsobilost,

ekonomická kvalifikace,

technická kvalifikace,

technické podmínky vymezující předmět veřejné zakázky,

obchodní nebo jiné smluvní podmínky,

zvláštní podmínky plnění veřejné zakázky.

Základní způsobilost

nedoplatky na daních, sociálním zabezpečení, veřejném zdravotním pojištění, bezúhonnost, neexistence úpadku či likvidace

profesní způsobilost

zejm. zápis v obchodním rejstříku, existence příslušných podnikatelských/živnostenských oprávnění, odborná způsobilost apod.

ekonomická kvalifikace

minimální výše obratu

technická kvalifikace

typicky významné realizované zakázky v minulosti, zkušenosti členů realizačního týmu, opatření v oblasti řízení z hlediska ochrany životního prostředí apod.

technické podmínky vymezující předmět veřejné zakázky

posouzení, zda nabízený předmět odpovídá požadavkům a parametrům vymezeným zadavatelem v zadávací dokumentaci

obchodní nebo jiné smluvní podmínky

posouzení, zda návrh smlouvy předložený dodavatelem v nabídce zcela odpovídá vzorovému návrhu smlouvy obsaženému v zadávací dokumentaci či obchodním podmínkám zadavatele

zvláštní podmínky plnění veřejné zakázky

posouzení, zda nabídka zohledňuje požadavky zadavatele z hlediska vlivu na životní prostředí, sociálních důsledků vyplývajících z předmětu veřejné zakázky a hospodářské oblasti nebo inovací.

Shledá-li zadavatel či hodnoticí komise během posuzování nabídky nedostatky, případně zjistí, že nabídka neobsahuje doklady k prokázání výše uvedených skutečností, má možnost požádat dodavatele o písemné objasnění nabídky. V žádosti je třeba přesně specifikovat nedostatky, jež má dodavatel vysvětlit, příp. doklady, které je třeba doložit, přičemž dodavateli stanoví odpovídající lhůtu. Následně je jejím úkolem konstatovat, zda dodavatel svou nabídku vysvětlil nebo zda doložil požadované doklady.

Není-li nabídka objasněna odpovídajícím způsobem nebo nedošlo-li k doplnění požadovaných dokladů, je zadavatel či komise oprávněna zaslat žádost dodavateli opakovaně nebo přistoupit k vyloučení dodavatele (formálně provádí zadavatel).
Důvody, pro které může být dodavatel vyloučen (resp. vybraný dodavatel musí být) z účasti v řízení, vymezuje § 48 zákona o zadávání veřejných zakázek.
Zákon také upravuje možnost změny podané nabídky – viz § 46 odst. 2 a 3 zákona o zadávání veřejných zakázek. Změnou nabídky ovšem nesmí dojít ke změně údajů, dokladů, vzorků nebo modelů, které jsou předmětem hodnocení.

Proces a jednotlivé aspekty hodnocení nabídek

Hodnotící komise hodnotí nabídky dle kritérií stanovených předem v zadávací dokumentaci. Vhodné je v této souvislosti vyvrátit nesprávnou domněnku, že samotná cena nemůže být předmětem hodnocení nabídky, tj. že nabídky je třeba vždy hodnotit podle nejnižší nabídkové ceny a dalšího kritéria – takové pravidlo zákon upravuje pouze v některých případech, v nichž je vyžadováno, aby dodavatel prokázal určité tvůrčí schopnosti (typicky u architektonických, stavebních, technických a inspekčních služeb), a to konkrétně v § 114 odst. 3. V jiných případech tedy může být cena jediným hodnotícím kritériem.

Zákon nestanoví minimální váhu pro nabídkovou cenu, určení váhy ceny je zcela na zadavateli dle charakteristik konkrétního plnění. Zákon taktéž umožňuje zadavateli stanovit pevnou cenu a hodnotit nabídky pouze podle (necenových) kvalitativních kritérií.

Zadavatel, resp. hodnotící komise se během hodnocení nabídek zaměřuje také na posouzení, zda cena nabídnutá dodavatelem není mimořádně nízkou nabídkovou cenou. Smyslem institutu mimořádně nízké nabídkové ceny je ochránit zadavatele před takovým plněním, jež by za dodavatelem nabízenou cenu nebylo reálné možné dodat. Nabízí-li dodavatel plnění za mimořádně nízkou nabídkovou cenu, je motivován snahou, aby jeho nabídka byla vybrána jako nejvhodnější.

Jestliže zadavatel či komise identifikuje potenciální výskyt mimořádně nízké nabídkové ceny v nabídce, vyzve dodavatele k jejímu objasnění v určené lhůtě. Komise nemůže svůj dotaz na mimořádně nízkou nabídkovou cenu odůvodnit pouze srovnáním s nabídkovými cenami ostatních účastníků (např. ve smyslu „Vaše nabídková cena je o mnoho nižší než nabídka dalšího účastníka v pořadí“), neboť nelze spolehlivě vyloučit existenci případné nežádoucí dohody účastníků zakázky ohledně nabídkových cen. Podobně nelze dotaz stran mimořádně nízké nabídkové ceny opírat pouze o srovnání s předpokládanou hodnotou zakázky, protože ta může být zadavatelem nesprávně stanovena.

Komise by měla svůj dotaz opřít o analýzu jednotlivých cenových položek, resp. celkové nabídkové ceny ve vztahu k reálnosti provedení předmětu veřejné zakázky za takovou cenu.
Nedoloží-li dodavatel oprávněnost mimořádně nízké nabídkové ceny nebo sezná-li hodnotící komise, že vysvětlení nebylo dostatečné, lze dodavatele z tohoto titulu vyloučit – zákon tedy neklade povinnost dodavatele nabízejícího plnění s mimořádně nízkou nabídkovou cenou vyloučit; takový postup je na odpovědnosti komise, resp. zadavatele, s výjimkou stanovenou zákonem v § 113 odst. 6 (účastník nedoloží formální prohlášení týkající se mimořádně nízké nabídkové ceny).

Způsoby vyhodnocení nabídek

Nabídky lze hodnotit jak pouze podle nejnižší nabídkové ceny, tak na základě kombinace nabídkové ceny a jiných hodnotících kritérií, jak naznačují následující vzorce.

Obecné vzorce pro výpočet bodových hodnot na základě poměru

a) kritérium, pro které má nejvhodnější nabídka maximální hodnotu kritéria (např. délka záruční doby, kvalita plnění)

b) kritérium, pro které má nejvhodnější nabídka minimální hodnotu kritéria (např. výše nabídkové ceny nebo doba dodání)

celkové hodnocení = počet bodů získaných v rámci kritéria * váha kritéria v %
Hodnotící komise musí své závěry týkající se hodnocení nabídek náležitě odůvodnit, zejména tehdy, pokud hodnotí nabídky na základě dalších kritérií, než je pouze nabídková cena. Např. má-li být vedle nabídkové ceny hodnocena také kvalita plnění nabízeného dodavatelem, je hodnotící komise, resp. jednotliví členové, povinna uvést, na základě čeho přidělila nabídce konkrétní počet bodů. Pouhé udělení počtu bodů bez použití přesných slovních deskriptorů není dostatečné, neboť není zajištěna zpětná rekonstruovatelnost celého procesu hodnocení, což představuje významný rozpor se zásadou transparentnosti postupu hodnotící komise, potažmo zadavatele.

Úřad pro ochranu hospodářské soutěže a správních soudů není oprávněn suplovat činnost hodnotící komise, tj. nahrazovat hodnocení nabídek vlastním hodnocením, resp. stanovovat, jak měla být ta která nabídka hodnocena, nicméně jeho úkolem je porovnat, zda hodnotící komise (či její jednotliví členové) ohodnotila nabídky v souladu s hodnotícími kritérii vymezenými v zadávací dokumentaci.
Zadávací dokumentace stanoví hodnocení nabídek dodavatelů:

každý členem hodnotící komise zvlášť,

hodnotící komise jako celek.

Výstupy své činnosti komise shrne do Zprávy o hodnocení nabídek,2) Zprávu o hodnocení nabídek archivuje zadavatel jako součást spisu veřejné zakázky. kdy požadavky na její strukturu a obsah uvádí zákon o zadávání veřejných zakázek v § 119.

Nachází-li se v zadávacím řízení pouze jediná nabídka, tj. nabídka jediného dodavatele, nabídka se nehodnotí – to neznamená, že je zadavatel povinen takového dodavatele vyloučit.
Zákon upravuje vyloučení jediného dodavatele jako volitelnou možnost.

Portál o veřejných zakázkách

Národní infrastruktura pro elektronické zadávání veřejných zakázek (dále jen NIPEZ) je soustava informačních systémů podporující procesy elektronizace zadávání veřejných zakázek. NIPEZ v sobě sdružuje systémy, které umožňují služby od uveřejňování informací až po elektronickou komunikaci mezi zadavatelem a dodavatelem. Některé ze systémů NIPEZ jsou ve správě Ministerstva pro místní rozvoj, jiné jsou ve správě soukromých poskytovatelů.

Informace najdete nejen na Portálu o veřejných zakázkách, ale také např. na Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže nebo na číselníku NIPEZ.

Další užitečné zdroje vztahující se k obsahu této kapitoly najdete v příloze 6.